Mire jó a postakönyv? Szükség van-e a nagykönyvre, vagy vezethetünk saját postakönyvet? Borítékonként írja az ajánlott szelvényeket? – Rendszerint a postán, kilométer hosszú sorral a nyakában? Lehet ám ezt egyszerűbben is!

Ma végre napos idő volt, ugyan enyhén csípős hideggel párosult, hosszas készülődés után úgy éreztem készen állunk Gyermekemmel egy jó kis reggeli sétára. Frissen megírt számlák a táskában, toll van, pecsét van, tricikli elővéve, melegítő, kabát fenn, cipő, napszemüveg (!) rajtunk. Szuper! Indulhatunk is a postára. Vennem kell borítékokat, gyorsan lepecsételem és megírom ott őket. Ja, és a feladóvevényeket (én ajánlottas szelvényeknek hívom). Beletelik majd egy kis időbe, mire mindent kitöltök; ezért plusz két játék kerül a tricikli kosarába.

Szerencsére Gyermekem szereti a triciklit, időnként magyarázgat, mutogat, de esze ágában sincs kiszállni… még…. Közben elintézek pár telefont – szuper a tricikli, egy kézzel is könnyen vehetőek az akadályok –, Gyermekem nem veszi el a telefont, nem beszél bele, jól indul a nap.

A posta rajtunk kívül üres – kész szerencse. Megveszem a borítékokat, számlát kérek, hoztam a bélyegzőt is, így nem kell ötször egymás után lebetűzni, hogy D I R E C T W E B. Megjegyzem; volt már, hogy postás néni közölte „Nem kell nekem bélyegző! Mondja a cégnevet!” Mondtam, mire a válasz: „K-val?”, mondom nem, C-vel. Erre ő: „Kötőjellel?”, mondom nem, és mielőtt megkérdezné, szólok, hogy DUPLA-V! Erre ő: „Web?”, mondom igen, persze gondolatban azért végigfuttatatom, hogy hányszor is mondtam ki a cégnevet, mire jól értette.

Közben Gyermekem is elkezdett fészkelődni, a postán meleg volt, kinyitottam a kabátját, levettem a sapkát. A számla még íródott, őt meg nagyon érdekelte, hogy mi is történik, de nem igazán látott be az ablakon, ezért úgy gondolta feláll a tricikliben. Fejecske bumm az árnyékolóba – vártam, hogy elkezd sírni, de szerencsémre inkább csak úgy döntött visszaül. Számla elkészült, borítékokat, szelvényeket megkaptam. Lehet körmölni.

Amúgy sem írok valami túl gyorsan, de minden igyekezetem ellenére Gyermekem elkezdett nyűgösködni, jött volna ki a tricikliből. Nyúlkált az asztalra, melyet hamar be is terítettem a számlákkal, borítékokkal, szelvényekkel, pecséttel, tollal, pénztárcámmal. Ahhh, a Kicsi kiszúrta a pénztárcámat! Fölöslegesen hoztam a játékokat, nem kellettek. Rájöhettem volna, hogy amint meglátja a pénztárcát nem is létezik számára más! Szuper! Pénz, fontos kártyák, iratok ki, többit megkaphatja. Teljes csendben megírtam két borítékot, már szinte gyanús volt! Ahogy odanéztem ledobta az utolsó kártyát is, ami a pénztárcámban volt, felállt a tricikliben. Gyorsan visszaültettem, felszedtem a kártyákat, visszaraktam a pénztárcába, odaadtam neki, aztán gyorsan megírtam még egy borítékot. Megint a földön minden, összeszedés, nem kell neki, ki akar jönni. Kezd már nekem is nagyon melegem lenni. Postás nénik unatkoznak, elkezdenek gagyogni Kislányomhoz. Azt hiszik, ezzel bent tarthatják a tricikliben – nagy tévedés! Ő nem az a megszeppenős fajta, hangjával ezt egyre inkább nyomatékosítja is.

Extra gyorsan kezdek írni, hurrá elkészült! Ügyintéző nénik szólnak, hogy van még kártya a földön – mintha nem tudnám… Vissza az ablakhoz, ragszámok felkerülnek a helyükre, indulhatunk is! Gyermekem magától visszacsücsül – végre mozog a tricikli! J

Mekkora körítés ugye egy egyszerű levélfeladáshoz! Pedig ha felkészültebb lettem volna, három perc alatt végeztünk is volna. Mit kellett volna előtte tennem? Amit mindig is tettem, mielőtt a nyomtatónk feladta a szolgálatot.

1. Legyen otthon mindig boríték. Pecsételjük le a bal felső sarkát, vagy nyomtassuk rá céges logónkat, címünkkel.

2. Készítsünk Excelben postakönyvet. Nem kell semmi bonyolultra gondolni. Kell 3-4 oszlop és egy A4-es lapra kiférő sormennyiség. A fejlécbe írjuk be:

• SORSZÁM – hogy lássuk mennyi levelet adunk fel aznap és sorba tudjuk rendezni őket. Ezeket a sorszámokat ceruzával ráírhatjuk a boríték jobb felső sarkára, ahová majd a bélyeg kerül. Ezzel megkönnyítjük a postás dolgozó életét is.
• CÍMZETT – ide írjuk a cégnevet és a címet.
• RAGSZÁM vagy KÜLDEMÉNYAZONOSÍTÓ – mindegy melyiket választjuk. Itt hagyjunk nagyobb helyet, hogy az azonosító matrica könnyen beragasztható legyen a postai dolgozónak. ​

​

• MEGJEGYZÉS / LEÍRÁS / TARTALOM – ide írjuk be a levél tartalmát röviden, számunkra érthetően (pl.: számla számát, szerződés számát)
• ÉRTÉK – ezt nem muszáj külön oszlopba tenni, attól függ, hogy a postán hogy szeretik jobban. Valamelyik ügyintéző kéri és használja is, valaki nem törődik vele ha ott van, nem tölti ki, csak a végösszeget írja az utolsó sor után.

Nyomtassuk ki A4-es lapra az aznapi levelek listáját, írjuk rá jól láthatóan a dátumot és vigyük magunkkal a postára. A postán beragasztják a ragszámokat és ráírják a díjat is, így később, ha szükség lenne rá, számlához is tudjuk egyeztetni. Otthon fűzzük le egy külön erre a célra kinevezett dossziéba. Írjuk rá POSTAKÖNYV. Kész is!

Amellett, hogy rengeteg időt megspórolunk a postán, leveleink nyomon követése is egyszerűbb lesz. Elkészítek egy ilyen postakönyv sablon mintát a héten, és felrakom a honlapunkra. Figyeljétek az oldalt!

ELKÉSZÜLT!!! ITT LETÖLTHETŐ: http://directfinance.hu/downloads/108.xlsx

Sikeres vállalkozást kívánok!

Ildi