More Website Templates @ TemplateMonster.com - September08, 2014!

10 tipp az irodai rendszerezéshez

2016. május 30.

Már sokszor említettük, hogy „Rend a lelke mindennek!” – az irodában is. De hogyan rendszerezzünk? Mi alapján tartsuk nyilván dokumentumainkat? Fenntartható-e a rend, ha csak ritkán van időnk a papírmunkára?

Itt van 10 tipp, miként alakítsuk ki irodánk pénzügyi és adminisztratív részét, hogy az mindig áttekinthető és rendezett legyen.

1. Használjunk iratrendezőket

A már feldolgozott anyagot fűzzük iratrendező dossziékba. Adjunk nekik sorszámot és vezessünk róla analitikát, hogy melyik sorszám alatt mit találunk. A listát írhatjuk elektronikusan (pl. Excel táblában) vagy manuálisan a dossziéban (fűzzünk egy csíkos vagy fejléces lapot az iratok elé). Így áttekinthető lesz a mappa, és könnyen tudunk benne keresni. Az iratrendezők gerincére mindig írjuk rá, mi van benne (érdemes az évszámot is feltüntetni). Arra ügyeljünk, hogy két-, vagy négygyűrűs típust veszünk, mert majd úgy kell lyukasztani a lapokat (érdemes a kétgyűrűset választani). Illetve azt is figyeljük, hogy vékony vagy vastag fajtát veszünk.

2. Vigyünk színeket az irodába

Az iratrendezőink lehetnek témánként színesek. De használhatjuk a saját cégünk logójában előforduló színvilágot. A pénzügyi dossziék (pl.: kimenő és bejövő számlák, bank) színe különbözzön a kereskedelemmel/gyártással kapcsolatos mappáktól (árajánlat, szerződés, garancia papírok). Ha pénzügyi részen belül is rengeteg mappánk van, akkor ott is lehet különbséget tenni, vagy színárnyalatokban variálni. Így már messziről tudni fogjuk, melyik mappára van épp szükségünk.

3. Dosszién belüli elválasztók

Használjunk dosszién belüli elválasztókat. Ha például partnereinkkel ritkán, de hosszú távra állapodunk meg, érdemes az ő szerződéseiket egy helyre fűzni és partnerenként rendszerezni (mindig az élő szerződés legyen az első). Az elválasztókra természetesen a partnerek nevei kerülnek jól láthatóan. De például a bankkivonatokat is fűzhetjük egy dossziéba, fülekkel elválasztva a különböző bankszámlákat.

4. Használjunk irattálcákat

A még fel nem dolgozott anyagokat gyűjtsük jól látható helyen – hogy a szemünket szúrja –, szintén témájuk szerint csoportosítva. Írjuk rá az irattálcára, hogy mit tartunk bennük. Például: SZÁMLÁZANDÓ vagy LEFŰZENDŐ vagy ELINTÉZNI vagy VÁLASZOLNI stb. Ez megspórolja azt a 20 percet amit irattálca hiányában amúgy a papírhalom szortírozásával töltenénk el. Rögtön látjuk, mivel kell a napi munkát kezdenünk: (pl.) számlázással vagy levélírással.

5. Vezessünk elektronikus nyilvántartásokat

Sokkal könnyebb bennük keresni, átláthatóbb és rengeteg adat felvihető egy tételhez. Kimenő számláinkat tudjuk összegezni, áfa összeget lekérni, vagy éppen a partnerenkénti forgalmat ellenőrizni. Ugyanakkor nyilván tarthatjuk szerződéseinket is. Megírás dátuma szerint kaphatnak sorszámot, vezethetjük a státuszukat, de köthetjük őket értékesítőhöz is (s így ellenőrizhetjük értékesítőink teljesítményét).

6. Sorszámozzunk

Beérkező iratainkat érdemes sorszámozni, melyet aztán nyilvántartásunkban is rögzítünk. Mappába fűzéskor ügyeljünk a sorszámok sorrendjére a könnyű keresés érdekében. Ha már alapból sorszámozott a dokumentum (pl.: kiállított számláink vagy kimenő szerződéseink), akkor ezt a számot használjuk az elektronikus listában is.

7. Fiókba dokumentumot SOHA

Hivatalos iratot, vagy elintézendő anyagot SOHA ne tegyünk be a fiókunkba!!! Ez egy alapszabály! Talán az egyik legfontosabb, hiszen nem szúrja a szemünket a mennyiségük, így mindig csak halogatva lesznek. Továbbá ha oda hányunk be mindent, mindig a szortírozással kell majd kezdeni a munkát. Használjunk irattálcát – lásd 4-es pont. Fiókba írószerek és irodai kellékek valóak. Ezeket is rendszerezetten tároljuk, hogy a fiók ki-be húzásakor ne kuszálódjanak össze. Használjunk itt is fix elválasztókat vagy rendszerező tálcákat. Havonta nézzük át, hogy fog-e még minden toll, hegyezzük ki a ceruzákat és dobjuk ki a felgyülemlett szemetet.

8. Vezessünk határidőnaplót

Használjunk online naptárat, melyben a teendők asztali gépen is rögzíthetőek és okos telefonunkon is megjelennek, figyelmeztetnek egy-egy eseményre. Használjunk határidőnaplót is, melybe bárhol, azonnal rögzíthetjük tárgyalásainkat, határidős eseményeinket.

9. POST IT irtás!

A POST IT-ek nagyon hasznosak azonnali feljegyzésekre, ötletek felírására, azonban érdemes őket rendszeresen „kiírtani”, azaz rögzíteni tartalmukat elektronikusan vagy a határidőnaplóban. A túl sok POST IT megint csak káoszt és átláthatatlan asztalt eredményez. Használjuk őket okosan és sose hagyjunk kint asztalunkon túl sokáig egy jegyzetet sem!

10. Izgalmas tárolás

Tároljuk praktikusan iratainkat és írószereinket, hogy alkalmazásuk élvezetes legyen. Így szívesebben fogunk neki akármilyen nehéz munkához. Ha például a legtöbb iratrendezőt és irodai eszközt ajtós szekrénybe tesszük, irodánk kinézete mindig rendezett lesz!

Remélem segítettem tippjeimmel. Legyen neked is könnyen átlátható és rendezett irodád! Ha szeretnél még hasonló rendezési tippeket iratkozz fel hírlevelünkre!

Személyes segítségért és speciális rendszerezési technikákért keress meg minket itt!



Értesüljön elsőként

Iratkozzon fel hírlevelünkre



Vissza a hír listához