Mikro- és kisvállalkozások vagy egyéni vállalkozók részére ideális megoldás egy virtuális asszisztens alkalmazása. Ahol nincs a családban pénzügyi beállítottságú segítség, ott mindenképpen jól jön…

Mikro- és kisvállalkozások vagy egyéni vállalkozók részére ideális megoldás egy virtuális asszisztens alkalmazása. Ahol nincs a családban pénzügyi beállítottságú segítség, ott mindenképpen jól jön egy alkalmazott, aki szakmailag megfelelően tudja kiállítani és alátámasztani a szükséges dokumentumokat.

Sok esetben azonban nem éri meg teljes állásban alkalmazni valakit, ha a számlák kiállítása, dokumentumok rendszerezése, nyilvántartások vezetése távolról is megoldható. A mai online világban pedig ez igazán nem okozhat semmilyen cégnek gondot. A pénzügyi területen dolgozó virtuális asszisztensek előnye nem csak tudásukban és modernitásukban jelenik meg, hanem általában egyéb extra szolgáltatások nyújtásával lesznek vonzóak a legapróbb cégek részére is. Ilyen extra szolgáltatás alatt értem az irodai eszközök biztosítását (lefűzős dossziék a céges iratoknak, nyomtató és szkennelő esetleg fax használata a céges ügyintézéshez stb.) vagy a könyvelővel való kapcsolattartást, esetleg számlák postán történő feladását.

Ez esetben irodát sem szükséges fenntartani a pénzügyi munkavégzéshez, hiszen a virtuális asszisztens a saját irodáját, a saját laptopját és/vagy számítógépét, a saját mobil telefonját használja. Természetesen ezek használatát ő beépíti a havi átalány díjába, ezért elsődlegesen ezek mértékét és tartalmát kell a különböző ajánlatokban összevetni.

Aminek még érdemes utánajárni, függetlenül attól, hogy céget vagy egyéni vállalkozót tervezünk virtuális asszisztensként alkalmazni, az egy önéletrajz a képzettségekkel, referenciákkal, tapasztalatokkal és egyéb előnyös képesítésekkel, mint például idegen nyelv társalgási szintű ismerete.

Szerződéskötéskor mindig ügyeljünk arra, hogy legyen benne titoktartási rész is, tekintettel arra, hogy egy a pénzügyi munkakörben foglalkoztatott virtuális asszisztens – akarva, akaratlanul is – a cég szinte minden irányú tevékenységéről és kapcsolatáról tudomást szerez. Szintén fontos előre meghatározni, hogy milyen időközönként jelenjen meg személyesen, milyen határidőre mely kimutatásokat készítse el, illetve mely bevallásokban érintett a cég, és ezek közül melyeket intézi a könyvelő és melyeket kellene neki.

Itt lehet egyéb feladatkört is kijelölni. Sok asszisztens például a cégvezető személyes titkárnőjeként is közreműködik, tárgyalások megszervezésében, utazások előkészítésében, sőt akár magánéleti eseményekre is felhívja a figyelmet (például házassági évforduló közeledtére). Bármilyen jellegű asszisztenst tervez alkalmazni, a munkaköri leírás legyen pontos és egyértelmű. Így elkerülhetőek a későbbi konfliktusok.

Adminisztratív ügyintézés menüpontunk alatt nézze meg, hogy cégünk mely tevékenységeket végzi virtuális asszisztensi munkakörben. További információért lépjen velünk kapcsolatba!

Sikeres vállalkozást kívánok!